# Organisationstool.de — XML-Import-Beispiele

> **Stand:** 2026-05-23 · **Zweck:** Copy-Paste-Vorlagen und Prompts für Nutzer und KI-Assistenten (ChatGPT, Gemini, Claude …)  
> **Produkt:** Organisationstool.de — konkrete SaaS der S.O.S. IT business GmbH

Diese Seite zeigt **Minimalbeispiele** für die wichtigsten XML-Importe. Ein Nutzer kann einem LLM z. B. sagen:

> *„Erstelle mir eine XML-Datei für Organisationstool.de, um eine Organisation anzulegen.“*

Das LLM soll dann ein **wohlgeformtes XML** im unten beschriebenen Format liefern. Der Nutzer importiert die Datei **manuell** im passenden Modul — Organisationstool.de ist **kein Agenten-System**.

---

## Ablauf in drei Schritten

1. **Prompt** an externes LLM (mit Beispiel aus dieser Seite oder Link dorthin).
2. **Antwort-XML** prüfen und ggf. anpassen.
3. **Import** in Organisationstool.de: Modul öffnen → KI/XML-Import → XML einfügen oder ZIP hochladen.

Optional: XML in ein ZIP packen (`stakeholders-package/stakeholders_ki_import.xml` usw.) und Endung `.zipe` verwenden — siehe Modul-Anweisung in der App.

---

## Beispiel-Prompts (Copy & Paste)

### Organisation anlegen

```
Erstelle eine XML-Datei für Organisationstool.de (Import stakeholders_ki_import),
um eine Organisation anzulegen. Nur wohlgeformtes XML UTF-8, kein Markdown.

Pflicht:
- Wurzelelement: stakeholders_ki_import
- Bereich: organizations
- Element: organization mit action="create", name="…", type="kunde"
- Optional: import_key, contact_email, billing_street, billing_zip, billing_city, billing_country

Organisationstypen (type): versicherer, lieferant, kunde, partner, arbeitgeber, interessent

Referenz-Minimalbeispiel:
https://organisationstool.de/docs/xml-beispiele/organisation-anlegen.xml
```

### Person anlegen (mit Organisation)

```
Erstelle XML für Organisationstool.de (stakeholders_ki_import) mit einer Organisation
und einer Person. action="create" für beide. Person über organization_import_key
mit der Organisation verknüpfen. stakeholder_type z. B. kunde, ansprechpartner.

Referenz:
https://organisationstool.de/docs/xml-beispiele/person-anlegen.xml
```

### Vorgang anlegen

```
Erstelle XML für Organisationstool.de (cases_ki_import) mit einem Vorgang.
Element vorgang, action="create", title, description, status="neu".
organization_id und person_id als Platzhalter "1" — ich passe sie an.

Referenz:
https://organisationstool.de/docs/xml-beispiele/vorgang-anlegen.xml
```

### Aufgabe anlegen

```
Erstelle XML für Organisationstool.de (tasks_ki_import) mit einer Aufgabe.
Element task, action="create", title, status="neu", priority="mittel",
due_date im Format YYYY-MM-DD.

Referenz:
https://organisationstool.de/docs/xml-beispiele/aufgabe-anlegen.xml
```

---

## 1. Organisation anlegen

| | |
|---|---|
| **Wurzelelement** | `stakeholders_ki_import` |
| **Import in der App** | Stakeholder → KI/XML-Import (`/stakeholders/import/ki-xml`) |
| **Berechtigung** | `organizations.import_ki` |
| **Datei (Download)** | `/docs/xml-beispiele/organisation-anlegen.xml` |

### Minimal-XML

```xml
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<stakeholders_ki_import>
  <organizations>
    <organization
      action="create"
      import_key="beispiel-org-1"
      name="Musterfirma GmbH"
      type="kunde"
      contact_email="info@musterfirma.example"
      billing_street="Musterstraße"
      billing_house_number="12"
      billing_zip="10115"
      billing_city="Berlin"
      billing_country="DE"
    />
  </organizations>
</stakeholders_ki_import>
```

### Wichtige Attribute (`organization`)

| Attribut | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| `action` | ja | `create` oder `update` |
| `name` | bei create | Firmenname |
| `type` | empfohlen | `kunde`, `lieferant`, `partner`, `versicherer`, `arbeitgeber`, `interessent` |
| `import_key` | optional | Eindeutiger Schlüssel für Verknüpfung mit Personen im selben XML |
| `contact_email`, `contact_phone` | optional | Kontakt der Organisation |
| `billing_*` / `delivery_*` | optional | Rechnungs-/Lieferadresse (snake_case) |
| `street`, `zip`, `city`, `country` | optional | Einheitliche Adresse (wird auf Rechnung + Lieferung gemappt) |

---

## 2. Person anlegen

| | |
|---|---|
| **Wurzelelement** | `stakeholders_ki_import` (identisch mit Stakeholder-Import) |
| **Import in der App** | Personen → KI/XML-Import (`/persons/import/ki-xml`) |
| **Berechtigung** | `stakeholders.import_ki` |
| **Datei (Download)** | `/docs/xml-beispiele/person-anlegen.xml` |

### Minimal-XML

```xml
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<stakeholders_ki_import>
  <organizations>
    <organization action="create" import_key="beispiel-org-1" name="Musterfirma GmbH" type="kunde"/>
  </organizations>
  <persons>
    <person
      action="create"
      first_name="Max"
      last_name="Mustermann"
      stakeholder_type="kunde"
      organization_import_key="beispiel-org-1"
      email="max.mustermann@musterfirma.example"
    />
  </persons>
</stakeholders_ki_import>
```

### Wichtige Attribute (`person`)

| Attribut | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| `action` | ja | `create` oder `update` |
| `first_name`, `last_name` | bei create | |
| `stakeholder_type` | empfohlen | z. B. `kunde`, `ansprechpartner`, `interessent`, `mitarbeiter` |
| `organization_import_key` | optional | Verweis auf `import_key` einer Organisation im selben XML |
| `organization_id` | optional | Statt import_key: numerische ID aus dem Mandanten |
| `email`, `phone`, `birth_date` | optional | `birth_date`: YYYY-MM-DD |

---

## 3. Vorgang anlegen

| | |
|---|---|
| **Wurzelelement** | `cases_ki_import` |
| **Import in der App** | Vorgänge → KI/XML-Import (`/cases/import/ki-xml`) |
| **Berechtigung** | `cases.import_ki` |
| **Datei (Download)** | `/docs/xml-beispiele/vorgang-anlegen.xml` |

### Minimal-XML

```xml
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<cases_ki_import>
  <cases>
    <vorgang
      action="create"
      title="Erstberatung Musterfirma GmbH"
      description="Erstkontakt und Bedarfsermittlung."
      status="neu"
      organization_id="1"
      person_id="1"
    />
  </cases>
</cases_ki_import>
```

### Status-Werte

`neu`, `in_bearbeitung`, `eskaliert`, `abgeschlossen`

---

## 4. Aufgabe anlegen

| | |
|---|---|
| **Wurzelelement** | `tasks_ki_import` |
| **Import in der App** | Aufgaben → KI/XML-Import (`/tasks/import/ki-xml`) |
| **Berechtigung** | `tasks.import_ki` |
| **Datei (Download)** | `/docs/xml-beispiele/aufgabe-anlegen.xml` |

### Minimal-XML

```xml
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<tasks_ki_import>
  <tasks>
    <task
      action="create"
      title="Angebot nachfassen"
      description="Kunde anrufen und Angebotsstatus klären."
      status="neu"
      priority="mittel"
      task_type="allgemein"
      due_date="2030-06-15"
      organization_id="1"
      vorgang_id="1"
    />
  </tasks>
</tasks_ki_import>
```

### Status / Priorität

- **status:** `neu`, `in_bearbeitung`, `abgeschlossen`
- **priority:** z. B. `niedrig`, `mittel`, `hoch` (je nach Mandantenkonfiguration)
- **due_date:** `YYYY-MM-DD`

---

## Weitere Module mit XML-Import

| Modul | Wurzelelement / Pfad | Thema |
|---|---|---|
| Newsletter | Modul-spezifisches Schema | Kampagnen |
| PDF-Vorlagen | pdf_templates KI-Import | Vorlagen |
| Katalog / Vertrieb | catalog_products_ki_import | Produkte |
| Site-Builder | project_site_ki_import | Webprojekt |
| Smart Lead / Job Finder | Request-/Response-XML | Recherche-Staging |

Vollständige Modulliste: `/marketing/docs/produktorganisationstool.md`  
Technische Tiefe (intern): `docs/KI_IMPORT_SCOPE.md`

---

## Verwandte Referenzen

| Inhalt | URL |
|---|---|
| Produkt-Whitepaper | `/whitepaper` |
| LLM-/Whitepaper-Markdown | `/docs/whitepaper.md` |
| llms.txt Index | `/llms.txt` |
| Diese Seite (Markdown) | `/docs/xml-import-beispiele.md` |

---

© S.O.S. IT business GmbH — Organisationstool.de